6 programska oprema za upravljanje dokumentov za izboljšanje učinkovitosti v pisarni

Pojav shranjevanja v oblaku je sčasoma odpravil stres pri ravnanju z neurejenim papirnim delom. Zato delodajalci lahko prihranijo čas in hkrati izboljšajo potek dela. Torej, če želite zmanjšati uporabo papirnih dokumentov in izboljšati učinkovitost, ste na pravem mestu. Ta članek vam ponuja šest najboljših programske opreme za upravljanje dokumentov, med katerimi lahko izbirate.

Programska oprema za upravljanje dokumentov, drugače znana kot sistemi za upravljanje dokumentov (DMS), so računalniški programi, posebej zasnovani za sledenje, racionalizacijo in upravljanje dokumentov in poteka dela, z glavnimi cilji zmanjšanja delovne obremenitve in pospeševanja poteka dela.

Sledite temu sporočilu, da dobite celovit pregled nekaterih najboljših razpoložljivih orodij za upravljanje dokumentov.

Kateri so najboljši programi za upravljanje z dokumenti za osebni računalnik?

1

eFileCabinet

eFileCabinet je danes vodilna programska oprema za upravljanje dokumentov. Zgrajen je za lažje shranjevanje, pridobivanje in skupno rabo pisarniških datotek. Funkcija programske opreme pa presega upravljanje z dokumenti, saj je opremljena tudi z orodji za računovodstvo in upravljanje človeških virov.

eFileCabinet gosti dve različici podpore: namizno različico (združljivo z operacijskim sistemom Windows 10) in mobilno različico, posebej zasnovano za mobilne naprave.

Ta programska oprema za upravljanje dokumentov ima funkcijo, imenovano »oblak-pogled«, ki uporabnikom omogoča varnostno kopiranje datotek v oblaku neposredno prek platforme programske opreme. S tem lahko uporabniki preprosto pregledujejo in ekstrahirajo datoteke prek katere koli naprave, če je ta naprava povezana z internetom.

Poleg tega eFileCabinet izpolnjuje vse potrebne zahteve industrije, vključno s SEC, HIPAA, FINRA in drugimi standardnimi zahtevami.

Poleg tega programska oprema odlično deluje s funkcijo SecureDrawer, ki je edinstvena funkcija za souporabo, ki služi kot platforma za skupno rabo datotek med vami in vašimi strankami. Z lahkoto se lahko integrira z različnimi programi drugih proizvajalcev, kot je MS Outlook, varen e-podpis, skenerji, tiskalniki in drugo.

Lastl, . Programska oprema za upravljanje dokumentov eFileCabinet ponuja tako spletne kot tudi storitve na lokaciji. Programska oprema ponuja dva tedna brezplačne preizkuse za nove uporabnike, potem pa se lahko naročijo na plačan načrt po začetni ceni 15 evrov.

Prenesite eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM je nedvomno ena izmed najbolj priljubljenih programov za upravljanje dokumentov na trgu. Gre za zelo vsestransko programsko opremo za upravljanje podjetja, ki je zgrajena za izvajanje pisarniških opravil, od upravljanja dokumentov do avtomatizacije poteka dela do administrativnih funkcij.

Orodje je posebej zasnovano za računalnike z operacijskim sistemom Windows. Do nje lahko dostopamo tudi prek številnih drugih operacijskih sistemov za namizne računalnike, kot je Linux.

V bistvu programska oprema za upravljanje dokumentov gosti dinamični nabor modulov, ki vodijo celotno upravljanje programske opreme. Nekateri od teh modulov vključujejo: elektronsko izdajanje računov, e-podpisovanje, kriptografijo (za šifriranje datotek in dešifriranje), črtno kodo, arhiviranje pošte in še več.

Prilagodljiva zasnova programske opreme omogoča, da se brez težav integrira z ustreznimi pisarniškimi orodji, kot so AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office in še več. Vključuje tudi sistem za preverjanje pristnosti, ki ga je mogoče povezati z zunanjimi bazami podatkov ali strežniki, kot so SQL, Oracle, MySQL in nekaj drugih.

Glede na zgoraj navedeno imajo uporabniki priložnost za racionalizacijo celotnega poteka dela, da bi izboljšali učinkovitost. Zato je ta programska oprema za upravljanje z dokumenti vidna kot več kot programska oprema za upravljanje projektov kot običajni upravljalec dokumentov.

OpenKM ponuja dvema osnovnima načrtoma za nove uporabnike: OpenKM Community in OpenKM Professional . Prvi je na voljo brezplačno (z omejenimi funkcijami), drugi pa z zmogljivejšimi funkcijami je plačan načrt in ga ponuja ponudba (cenitev po meri).

Če želite več informacij o sistemu programske opreme in zahtevah za prenos, se prijavite na spletno mesto za prenos OpenKM.

Prenesite OpenKM

3

Templafy

Templafy je nedvomno ena od najboljših programske opreme za upravljanje dokumentov na trgu danes. To je vsestransko orodje, ki je zasnovano za učinkovito shranjevanje, pridobivanje in skupno rabo pisarniških dokumentov. Je platforma v oblaku, ki podpira vse oblike računalniških sistemov in mobilnih naprav.

Za udobje so na voljo tudi različice za namizje (vključno s sistemom Windows) in pametne telefone (mobilne aplikacije).

V bistvu Templafy olajša shranjevanje datotek in skupinsko sodelovanje z odpravo konvencionalnega, ločenega procesa dela na različnih platformah.

Programska oprema za upravljanje dokumentov racionalizira vsa osnovna orodja na delovnem mestu, zlasti orodja za ustvarjanje dokumentov, kot je MS Office, na eni platformi in vam tako zagotavlja enoten potek dela.

Poleg tega Templafy gosti precej navigacijski vmesnik, zaradi česar je idealen v nizko-tehnološkem delovnem okolju, saj je vsak član ekipe sposoben dati povratne informacije, deliti datoteke in ustvariti dokumente z nepredstavljivo lahkoto.

Vse to se prenaša preko ene same krme, spremlja pa ga skrbnik (delodajalec), da bi zagotovil vse zahteve in izpolnjeval standard kakovosti.

Nazadnje, kot večina trajnih orodij, Templafy ni poceni. Dejstvo je, da je priročno eden od najdražjih programske opreme za upravljanje dokumentov na trgu. Na voljo je s fiksno naročnino v višini 355 $ na mesec. Vendar pa je pred polno naročnino na voljo brezplačna poskusna doba. Za več informacij obiščite njihovo uradno spletno stran.

Prenesite Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, produkt podjetja SutiSoft, je ena najbolj celovitih programov za upravljanje dokumentov na trgu. Opremljen je z vrsto orodij za upravljanje in organiziranje dokumentov, skupno rabo datotek, vodenje evidenc in izboljšanje sodelovanja med skupinami.

To je spletna, spletna programska oprema, ki je podprta na vseh namiznih in mobilnih napravah.

Poleg tega ima SutiDMS nabor večfunkcijskih orodij, ki vključujejo spreminjajočo se nadzorno ploščo, knjižnico dokumentov, zajemanje dokumentov OCR, več integracij (z MS Outlook, Gmail in Yahoo Mail), združevanje datotek, arhiviranje in shranjevanje dokumentov, e-podpisovanje in forume. med ostalimi.

Programska oprema v bistvu služi kot končni pomnilnik, kjer lahko shranite vse svoje dokumente, njegova spletna funkcionalnost pa zagotavlja, da lahko kadarkoli dostopate do dokumentov in jih prikličete.

Kljub temu, ta programska oprema za upravljanje dokumentov ponuja podjetjem cen, ki je na voljo po ponudbi.

Obstajata dve nižji načrti: premijski načrt in strokovni načrt . Načrt Professional je zasnovan za največ 10 uporabnikov in je na voljo po ceni 18 $ na uporabnika (na mesec). Načrt Premium pa je namenjen srednje velikemu podjetju z manj kot 500 zaposlenimi in je na voljo po ceni 20 USD na uporabnika (na mesec).

Prenesite SutiDMS

5

FileHold

FileHold je popolnoma integrirana rešitev za upravljanje dokumentov, ki vključuje različne sklope funkcij, ki uporabnikom zagotavljajo centralizirano shranjevanje in poenostavljen delovni proces. Programska oprema je ena od redkih programskih orodij za upravljanje dokumentov, ki so posebej označeni za Windows 10 PC in druge različice operacijskega sistema Windows (7/8 / 8.1). Kljub temu je dostopen tudi prek spletnih brskalnikov na računalnikih Linux in Mac.

Funkcije programske opreme so razvrščene pod "standard", "neobvezno", "po meri" in "skeniranje dokumentov in slikanje". Nekatere od teh funkcij vključujejo zajemanje metapodatkov (označevanje dokumentov), ​​koledar, elektronske obrazce, e-podpis, OCR (strežniška stran), samodejno polnjenje, zajemanje SmartSoft in še več.

Tudi FileHold gosti zmožnost integracije z nizom programske opreme tretjih oseb, kot je MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint in še več. Vse to olajšuje shranjevanje datotek, iskanje in izmenjavo ter usklajevanje delovnega procesa.

Nazadnje, FileHold ponuja dva osnovna cenovna načrta; FileHold Express in FileHold Enterprise. Načrt Express je namenjen malim podjetjem z manj kot 20 zaposlenimi, načrt podjetja pa je idealen za večje organizacije ali ekipe z več kot 20 člani.

Naročniške cene obeh načrtov pa so na voljo le s ponudbo. Lahko pošljete e-pošto na prodajno ekipo FileHold, da dobite ponudbo za vaše podjetje.

Prenesi datoteko

6

M-datoteke

M-Files je ena izmed najboljših programske opreme za upravljanje dokumentov, ki je danes na voljo. Najpomembnejša je za svojo funkcijo „analize podvajanja“, ki je namenjena zaščiti uporabnikov pred podvajanjem dokumentov. Je DMS v oblaku; zato je podprta na namiznih in mobilnih platformah.

Na voljo so tudi namizne različice (za Windows 10 / 8.1 / 8/7), kot tudi mobilne aplikacije za izbrane mobilne naprave.

Poleg tega ta programska oprema za upravljanje dokumentov za Windows 10 gosti organizirano shrambo, kjer so dokumenti ustrezno urejeni in shranjeni. Analizira iskanja dokumentov tako, da povezuje imena datotek z drugimi sorodnimi kazalniki, kot so datumi in projekti. Kot taka, programska oprema je lahko preprosto odpraviti dvojnike.

Enotna platforma olajšuje učinkovitost delovnega mesta z izboljšanjem dodeljevanja nalog (od delodajalca do zaposlenih) ter izvajanja in dostave nalog (od zaposlenih do delodajalca). Končni rezultat je izboljšana produktivnost.

Poleg tega je M-Files prilagodljiv DMS, ki ga je mogoče enostavno integrirati z orodji, kot je MS Office, in množico orodij CRM, kot je Salesforce. Zaradi tega je idealen za skoraj vse vrste podjetij. Ponujajo se tudi tri osnovne možnosti za uvajanje, vključno z lokalno, v oblaku in hibridnim (kombiniranim).

M-Files ponuja nove mesečne brezplačne preizkuse za nove uporabnike, nato pa jih lahko enostavno nadgradite v poslovni načrt, ki ga ponuja ponudba.

Prenesite datoteke M

Zaključek

Danes se po vsem svetu zmanjšuje uporaba papirnih dokumentov, pri čemer številne organizacije, šole in vladne ustanove dajejo prednost udobju brezpapirnega shranjevanja za nerodnost papirnih datotek in map.

Zato obstaja stalno povpraševanje po standardni in trajni programski opremi za upravljanje z dokumenti. V zvezi s tem povpraševanjem smo pripravili nekaj najboljših programov za upravljanje dokumentov na trgu, da bi olajšali sprejemanje odločitev, glede tega, kateri DMS bo uporabil za vaše podjetje.